Las reformas integrales en el espacio de trabajo pueden ser todo un engorro ya que normalmente suele coincidir con los momentos de máxima actividad de la oficina. A pesar de ello son necesarias tanto para comenzar tanto a realizar la actividad en la oficina como en otros momentos en los que puede ser una buena idea modernizar las instalaciones y mejorar su aspecto para conseguir nuevos clientes.
La imagen de vuestra empresa debe ir acorde con lo que queréis transmitir tanto por dentro como por fuera. De nada nos sirve tener una web moderna, actualizada y de última generación si cuando nuestros clientes vienen de visita ven unas instalaciones viejas, antiguas y para reformar.
Hoy venimos a hablar de las reformas en oficinas diferenciando cuándo realizarla, es decir, antes de ocupar el local o, si ya se está dentro del inmueble, las diferentes opciones para poder realizarla con el mínimo coste temporal posible.
Está claro que cada caso es distinto y depende sobre todo de las circunstancias del negocio pero cuando entremos en materia veréis mejor distintos aspectos a tener en cuenta que quizás no habíais tenido en cuenta…
Reformar la oficina antes de comenzar la actividad
Si vas a comenzar a realizar una actividad en un local el mejor momento para comenzar las obras es justo antes de que la actividad comience. Con el local todavía vacío y pudiendo llevarse a cabo los trabajos con un plazo de tiempo razonable que dé margen para amueblar, contratar servicios y tener todo listo para la fecha prevista de apertura sin llevarse disgustos.
Si el local es alquilado, es posible negociar con los dueños un periodo de carencia por la realización de las obras. Se trata de un margen de tiempo que se da antes de empezar a pagar el alquiler. De este modo, el alquilado no tiene que empezar a pagar hasta que no comience a trabajar y el propietario queda compensado por las mejoras que se van a llegar a cabo en su propiedad, que seguramente revaloricen el espacio.
En cualquier caso esta opción es la más beneficiosa para quienes ejecutamos la obra porque existe la posibilidad de dejar el espacio virgen y de trabajar con mayor libertad sobre todo si se deben renovar sanitarios, conductos de ventilación, etc.
Reformar la oficina si ya estás desarrollando la actividad
Si ya estás desarrollando la actividad de tu negocio dentro de la oficina o del espacio que quieres reformar, tienes varias alternativas para realizar tu reforma integral, en concreto las siguientes tres opciones:
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Paralizar la actividad
Este primer caso se puede realizar aprovechando el periodo de vacaciones, aunque tienes que tener en cuenta que, dependiendo del calado de la reforma, éste podría no ser suficiente. Es algo que tienes que valorar cuidadosamente ya que quizás llegue el día en el que los trabajadores deben de reincorporarse y hay que volver a la actividad y no tengas listo tu lugar de trabajo.
Si tienes claro que podrán cumplirse los plazos, las vacaciones son un buen momento para llevar a cabo los trabajos. Si quieres agilizar al máximo las obras y no arriesgarte a que se causen daños, puedes llevar todo el mobiliario de la empresa a un almacén y volver a traerlo una vez acabados los trabajos y estando ya todo limpio.
Para conocer plazos y posibilidades lo mejor es tratar el tema con tiempo con el contratista y avanzar al máximo ciertas tareas antes del comienzo de la obra: por ejemplo despejando las estancias, de hecho es un buen momento para hacer limpieza y deshacerse de papeles y elementos que no sirven para nada.
Hoy en día se lleva el mucho el minimalismo y la decoración moderna con espacios amplios y limpios, y esto pasa por hacer selección y quedarse sólo con lo absolutamente necesario.
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Alquilar otro local para continuar trabajando
Si tu empresa no puede permitirse paralizar la actividad o no puedes esperar al periodo de vacaciones, la mejor alternativa es alquilar un local durante el tiempo que vayan a durar las obras. Pero en este caso nos encontramos el hándicap de que se deberá realizar una mudanza al local provisional lo más rápido posible y continuar allí con el trabajo mientras se acondiciona el espacio habitual.
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Alternar la actividad con la reforma
Si no es posible ninguna de las dos opciones anteriores, nosotros como contratistas siempre podremos establecer un planning de actuaciones acorde a la actividad del negocio, de modo que le afecte lo mínimo posible pero la reforma se ejecute de la mejor manera posible.
Hay que tener en cuenta en este caso que en muchas ocasiones se necesitará cortar la luz o el agua, entonces lo mejor es establecer una comunicación bidireccional entre el cliente y la empresa constructora que minimice los efectos.
Sería ideal condensar el máximo de actividad de la oficina en unas horas concretas para que el groso de la obra se ejecute fuera de dicho horario.
